Dokumenty przy realizacji usług
Dokumentacja pozwala ustalić, co strony uzgodniły, jakie działania rzeczywiście wykonano i jaki był ich rezultat. Poszczególne dokumenty opisują inne etapy pracy i nie powinny się wzajemnie zastępować.
Najbardziej użyteczne zapisy są datowane, konkretne i oddzielają relację uczestnika od faktów stwierdzonych podczas oględzin lub pomiarów.
Zlecenie i potwierdzenie zakresu
Dokument zlecenia usługi może wskazywać strony, lokalizację, opis stanu, rezultat oczekiwany i sposób uzgadniania prac dodatkowych. Jeśli zadanie odnosi się do urządzenia, przydatne bywają model oraz numer identyfikacyjny, o ile są potrzebne do identyfikacji przedmiotu.
Nie należy wpisywać jako ustalonej przyczyny awarii tego, co jest tylko relacją zgłaszającego. Diagnozę techniczną można dodać po sprawdzeniu.
Rola poszczególnych zapisów
Dokumentowanie nieprzewidzianych ustaleń
Przy pracach serwisowych po demontażu może okazać się, że uszkodzenie jest inne niż zakładano. W dokumencie należy rozdzielić pierwotne zgłoszenie, wynik oględzin oraz nową decyzję o zakresie prac.
Opis wykonanych czynności można uzupełnić o zdjęcia, wyniki pomiarów i potwierdzenia użycia elementów. Liczy się możliwość powiązania materiału z konkretnym etapem i datą.
Spójność dokumentów
Chronologia
Data zgłoszenia, rozpoczęcia, kolejnych ustaleń i wykonania prób. Przy usługach wieloetapowych każda zmiana powinna być możliwa do przypisania do określonego etapu.
Weryfikacja
Dokument nie powinien sugerować przeprowadzenia testu, którego nie wykonano. Braki należy zapisać wprost, aby nie mieszać deklaracji z ustaleniem.
Rozdzielanie zapisów o tym samym zdarzeniu
-
Relacja
Użytkownik zgłasza objaw i podaje moment jego zauważenia.
-
Stwierdzenie
Wykonawca opisuje stan widoczny podczas oględzin albo wynik pomiaru.
-
Wniosek
Osoba uprawniona do oceny przedstawia interpretację ustaleń i zakres niepewności diagnozy.